Administratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Tillsvidareanställning | Heltid | Kollektivavtal | Tjänstepension | 28–35 dagars semester | Friskvårdsbidrag | Uppsala | Flex | Sista ansökningsdag 2024-06-06

Ansök här: https://sva.varbi.com/se/what:job/jobID:730863/

Om arbetsplatsen, SVA

Farliga djursmittor kan få allvarliga konsekvenser, från lidande hos djur och människor till ekonomiska förluster och störningar i matförsörjningen. Statens veterinärmedicinska anstalt, SVA, är en expertmyndighet som genom diagnostik, forskning och rådgivning stärker Sveriges förmåga att bekämpa djursjukdomar som utgör hot mot kritiska samhällsfunktioner. Friska djur – trygga människor. 

Tjänsten är placerad vid avdelningen för digitalisering, infrastruktur och säkerhet (DIS). Inom avdelningen ligger ansvar för IT och digitaliseringsområdet, fastighetsfrågor både avseende utveckling och förvaltning samt säkerhet och civilförsvarsfrågor.

Arbetsuppgifter

Administratörens viktigaste roll är att ge service och stöd till avdelningschefen DIS och att skapa goda förutsättningar för avdelningschefen (AC) och dennes avdelning i det dagliga arbetet med planering, administration och att koordinera olika möten/delar. Du och AC kommer arbeta nära varandra och stämma av i många frågor löpande. Du kommer även arbeta nära övriga i avdelningens ledningsgrupp som består av ca sju sektionschefer, vilken ligger direkt under avdelningschefen.

I arbetsuppgifterna ligger bland annat att stödja AC DIS i planering, beredningar, hantera olika typer av underlag, kallelser och utskick till ledningsgruppsmöten och vissa andra interna möten samt att skriva minnesanteckningar/protokoll vid möten. Du kommer även att löpande samverka med bland annat GD-sekreterare och andra delar av myndigheten.  

Exempel på arbetsuppgifter:

• Bistå avdelningschefen vid avdelningen DIS (Digitalisering, infrastruktur och säkerhet) i en rad administrativa uppgifter kopplat till exempelvis beredningsgång, kallelser, kalenderhantering och mötesanteckningar.
• Bistå med vissa beställningar, bokningar och vid behov viss fakturahantering samt uppföljning av avtal.
• Stödja med ärendefördelning och uppföljning rörande exempelvis remisshantering.
• Stödja med underlag eller presentationer till möten. Utgöra en samordnande funktion till stöd år AC DIS och dennes ledningsgrupp.
• Bistå i utveckling av administrativa rutiner och ansvarsområdet.
• Medverka i förberedande arbete inför exempelvis planeringsdagar, funktionsmöten mm.
• Stödja i personaladministrativa åtgärder vid behov.
• Kunna stödja med administrativa åtgärder eller bemanningsplanering i händelse av kris. 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en universitets- eller högskoleutbildning alternativt annan utbildning eller erfarenhet som bedöms likvärdig. Du har flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en stödjande roll inom en myndighet och gentemot en högre chef eller i central stabsfunktion. Tjänsten förutsätter att du har mycket goda kunskaper i Officepaketet och mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska språket i tal och skrift.

Som person är du strukturerad, självgående och prestigelös. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta AC:s dagliga arbete. Du är även uthållig och duktig på att ta initiativ och hitta lösningar. Ditt arbete kännetecknas av en hög servicekänsla och en mycket god samarbetsförmåga. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande 

Det är meriterande om du har erfarenhet av på myndigheter vanligt förekommande administrativa system såsom exempelvis Heroma. Vi ser också gärna att du har erfarenhet av och en god förmåga att utveckla, effektivisera och förbättra rutiner för att arbetet ska fungera smidigt. Det är vidare meriterande med erfarenhet av arbete vid kris/beredskap/jour med exempelvis bemanningsplanering eller annat administrativt stöd.

Villkor

Då vi arbetar med samhällsviktig verksamhet är anställningen säkerhetsklassad. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning.

Anställningen inleds med 6 månaders provanställning.